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Quittances de loyer, contrat d’assurance, contrat de prêt immobilier, talons de chèques, jugement de divorce, factures d’électricité, bulletins de salaires... les documents de la vie quotidienne sont nombreux. Leur délai légal de conservation varie selon la nature du document. Quelques rappels des délais par type de documents.
Tous nos documents personnels ne sont pas encore entièrement numérisés ! Et quand bien même, les capacités de stockage des serveurs de fichiers n’ont pas vocation à stocker une vie de documents numérisés. La question avant de faire le ménage dans ses documents personnels est de savoir combien de temps doit-on conserver nos différents documents : relevés de comptes, factures, avis d’imposition, compte-tendu d’assemblées de copropriétés, etc.
La conservation des documents personnels a pour objectif de permettre de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des pièces. Certains documents administratifs doivent être conservés à vie, d’autres ont des délais de conservation plus courts prévus par la réglementation.}
Les documents liés aux questions familiales doivent la plupart du temps être conservés de façon permanente. C’est notamment le cas pour :
En matière d’assurance, les quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation doivent être conservés 2 ans à compter de la date du document, de même que le contrat d’assurance. Les contrats d’assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l’assurance, dès qu’il a connaissance du contrat.
Les factures d’électricité et de gaz doivent être conservées 5 ans, de même que les factures d’eau.
Les preuves du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété doivent être conservées 10 ans.
Les quittances de loyer, contrats de location, états des lieux doivent être conservés 3 ans après la durée de la location. Ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale, vides ou meublés.
Les bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite. Les attestations d’Assedic ou Pôle emploi doivent être conservées jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage. Ces documents sont également utiles dans le cadre du calcul des droits à la retraite.
L’arrêté du 22 mars 2017 [JORF du 30 mars 2017] fixe les modalités de numérisation des factures papier et les règles de conservation des factures numérisées. Les contribuables - assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée - qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (six ans). Cette mesure a pour objet de favoriser la dynamique de dématérialisation des process. Elle permet en outre aux assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée de réaliser des gains de productivité en ayant recours à un archivage dématérialisé moins onéreux qu’un archivage de documents papier. L’arrêté du 22 mars 2017 prévoit également les modalités de numérisation des factures établies originairement sur support papier.
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