Fraude à la TVA : votre système de caisse est-il aux normes ?

Depuis le 1^er janvier 2018, tous les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent des logiciels et systèmes de caisse pour leur activité doivent s’assurer de leur certification. Découvrez ce qu’implique la nouvelle réglementation et les mesures à prendre pour y répondre.

Une certification pour lutter contre la fraude à la TVA

Dorénavant, les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA, traitant avec des particuliers, et qui utilisent des logiciels et systèmes de caisse doivent enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système sécurisé et certifié.

Cette nouvelle obligation (article 286 du Code général des impôts) a pour but de lutter contre la fraude à la TVA et l’utilisation d’outils permettant la dissimulation de recettes.

Concrètement, cela veut dire que l’ensemble des systèmes de caisses, logiciel de gestion ou de comptabilité utilisés par les professionnels doivent répondre à des conditions :
d’inaltérabilité,
de sécurisation,
de conservation et d’archivage des données.

Le respect de ces conditions doit rendre impossible les techniques de fraude jadis permises par les systèmes de caisse : ainsi, les caisses qui autorisent la modification ou la suppression de certaines transactions sans laisser de traces sont directement concernées.

BON À SAVOIR
Sont considérés comme des systèmes de caisse tout matériel qui permet d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement. Toutes les caisses qui permettent de sortir des états de ventes quotidiens, hebdomadaires ou mensuels disposent d’une fonction mémoire et sont donc concernées.
Les balances sont considérées comme des caisses à partir du moment où elles possèdent cette fonction de mémorisation.

Une attestation à produire pour prouver la conformité

Les logiciels des systèmes de caisse doivent désormais respecter la norme NF 525, définie par l’Afnor (Association française de normalisation). Les professionnels doivent alors être en mesure, en cas de contrôle, de fournir :
soit une attestation remise par leur éditeur de logiciel,
soit, pour les entreprises ayant développé leurs propres solutions, un certificat de conformité fourni à la suite d’un audit par un des deux organismes accrédités (Infocert ou le LNE).

BON À SAVOIR
Rapprochez-vous de votre fournisseur de matériel et/ou éditeur de logiciel utilisé afin de savoir si le matériel est à la norme, surtout si vous l’avez acheté avant le 1er janvier 2018. Les éditeurs peuvent vous fournir des mises à jour pour assurer la conformité des matériels acquis avant cette date.

Des contrôles renforcés des systèmes d’encaissement

Jusqu’à présent, les contrôles concernant la TVA pouvaient être réalisés sur demande d’information de la part du fisc ou sur place, dans le cadre d’un contrôle fiscal pour lequel le commerçant est prévenu. Désormais, les contrôles de TVA peuvent avoir lieu à tout moment, entre 8 heures et 20 heures et aux horaires d’ouverture, sans aucune notification préalable.

A défaut de pouvoir fournir l’attestation ou le certificat requis, les entreprises et commerçants encourront une amende de 7 500 euros par matériel, logiciel ou système de caisse concerné, assortie de l’obligation de se mettre en conformité dans un délai de 60 jours.

Les commerçants qui n’ont pas encore pris les dispositions nécessaires ont donc tout intérêt à s’assurer que leur système de caisse répond aux nouvelles normes en vigueur !

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