À quoi sert l’extrait KBis ?

L’extrait KBis est un document officiel permettant de confirmer l’identification d’une entreprise.

Publié le vendredi 21 avril 2023 par FranceTransactions en collaboration éditoriale avec Infonet , mis à jour le mercredi 19 avril 2023 à 17 h 49

Le Kbis, une preuve d’immatriculation d’une société en France

L’extrait Kbis est le document officiel attestant de l’identité d’une d’une entreprise en France. Il est délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce et contient des informations telles que le numéro d’identification de l’entreprise, sa forme juridique, son capital social, l’adresse de son siège social, son activité, ses dirigeants, ses éventuelles filiales, ainsi que les éventuelles décisions de justice qui la concernent. L’extrait KBis est un document public, il peut être consulté par tous, librement.

Quand sert l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document primordial durant toute la vie de l’entreprise. Fréquemment utilisé, l’extrait KBis est exigé dans les démarches administratives et les relations commerciales avec les fournisseurs et les clients. Il permet aux tiers de vérifier la situation légale de l’entreprise et de s’assurer qu’elle est enregistrée et en règle avec les autorités fiscales et sociales. L’extrait Kbis est un document important pour les entreprises qui souhaitent établir leur crédibilité et leur confiance auprès de leurs partenaires commerciaux.

Ainsi un extrait KBis de moins de 3 mois sera demandé, lors :

de la souscription d’une assurance professionnelle,
de la signature d’un partenariat (parfois il s’agit même d’une obligation légale de demander le KBis de ses partenaires, par exemple, dans le domaine financier),
de l’ouverture d’un compte bancaire,
de la participation aux appels d’offres, qu’elles soient publiques ou privées,
de l’enregistrement auprès des administrations (sociales, fiscales, etc.),
etc.

Règle de prudence : Il est important pour une société de toujours demander un extrait KBis actualisé (daté de moins de 3 mois) auprès de ses clients sociétés ou fournisseurs afin de pouvoir vérifier leur identité.

Extrait KBis de moins de 3 mois

Afin de s’assurer que les informations sont bien à jour, un extrait Kbis de moins de trois mois est exigé. Il ne s’agit pas du suivi d’une réglementation particulière, mais d’une règle d’usage.

Recevoir un extrait KBis tous les 3 mois ?

Comme seuls les KBis de moins de 3 mois sont recevables (règle d’usage), des services d’envois réguliers d’extraits Kbis sont proposés aux dirigeants d’entreprises. Ces envois sont effectués tous les 3 mois. L’usager peut demander l’envoi des extraits Kbis des sociétés de son choix. Toutefois, ce service est payant, alors que la demande et l’obtention d’un extrait KBis sous forme numérique est entièrement gratuite.

Obtenir son KBis gratuitement

Les chefs d’entreprise ont accès gratuitement à leur extrait Kbis numérique sur une plateforme sécurisée en ligne : MonIdenum. Cette plateforme a été mise en place suite à l’initiative des greffiers des tribunaux de commerce dans le but de faciliter les démarches des entrepreneurs et de soutenir ainsi l’activité économique. Une fois leur identité créé sur cette plateforme, le dirigeant peut alors demander un nouvel extrait KBis (PDF) à la date du jour. Cette demande est immédiate, c’est donc très utile, et gratuit.

Les indépendants ont-ils besoin d’un Kbis ?

En tant qu’indépendant (un indépendant n’est pas forcément un auto-entrepreneur !), vous pouvez exercer votre activité en tant que travailleur indépendant sans avoir besoin d’un Kbis. Cependant, si vous exercez une activité commerciale en tant qu’indépendant, vous pouvez choisir de vous inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et ainsi obtenir ainsi un extrait Kbis qui atteste de votre immatriculation.

Les auto-entrepreneurs doivent-ils avoir un KBis ?

Pour les auto-entrepreneurs , tout dépend de leur activité. Ainsi, s’il s’agit d’une activité commerciale, comme pour les indépendants, un KBis sera nécessaire, car l’auto-entrepreneur doit alors s’enregistré auprès de la Chambre de commerce. Dans le cas d’une activité artisanale, ce sera uniquement un extrait K, car ils seront alors inscrits à la Chambre des métiers. Pour tous les autres cas, aucun KBis ne sera nécessaire, seul le numéro SIREN justifiera de l’identité de l’entreprise.

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